Økonomi og økonomistyring

Både budsjett og regnskap skal godkjennes av årsmøtet. Lagenes økonomi består av midler både fra hovedorganisasjonen og fra eksterne kilder (se info om dette i slutten av kapitlet).

Økonomistyring

Det er anbefalt å ha en økonomiansvarlig i styret som lager forslag til budsjett og fører regnskapet. Samtidig er det viktig at flere i styret har oversikt over økonomien i laget, både for å gjøre økonomistyringen mindre sårbar og for å gjøre det mer gjennomsiktig hvordan pengene brukes. Styrelederen har det overordnede ansvaret for økonomien.

Budsjett

Budsjettet tar utgangspunkt i aktivitet som laget ønsker å gjennomføre. Planlagte utgifter må stå i forhold til inntekter. Tallene bør være realistiske, og det er bedre med nøkterne enn optimistiske anslag. Årsregnskapet fra forrige år kan være en nyttig pekepinn når det skal lages nytt budsjett. En enkel budsjettmal finnes i vedlegg 11.

Styret kan gjøre endringer i budsjettet som er vedtatt av årsmøtet om det er nødvendig. Dette må i tilfellet presenteres og begrunnes i forbindelse med framleggelse av årsregnskapet på neste årsmøte.

For at styret skal kunne holde oversikt over økonomien og kunne gjøre nødvendige justeringer i pengebruken eller i budsjettet, er det viktig at styret forelegges foreløpig regnskap jevnlig gjennom året. Økonomiansvarlig og styreleder har ansvar for dette.

I tillegg til det overordnede budsjettet som vedtas av årsmøtet, er det ryddig å lage interne budsjetter for ulike prosjekter og arrangement som laget skal stå for og lage regnskap for disse. For å søke penger må budsjett vanligvis legges ved, og pengene må rapporteres på i etterkant. Det gjelder også Aktivitetsfondet til Økologisk Norge.

Regnskapet

Regnskapet er en oversikt over hva lagets penger er brukt på og hvilke inntekter laget har hatt. Det vil som regel avvike noe fra budsjettet.

Ved regnskapsføring registreres og dokumenteres alle inntekter og utgifter laget har gjennom året. Det er viktig å lage rutiner for føring av regnskapet og følge det opp jevnlig for å holde oversikten. Husk at det er nødvendig å ta vare på alle kvitteringer, bilag og fakturaer! Et enkelt regnskapsoppsett finnes i vedlegg 12.

Revisjon

Mindre organisasjoner er ikke revisjonspliktige og trenger dermed ingen autorisert revisor. Likevel er det vanlig å oppnevne en intern revisor, for eksempel en fra styret eller et annet medlem, som ikke har hatt ansvar for økonomiføringen, og som kan kontrollere regnskapet. Revisor velges av årsmøtet.

Årsmøtegodkjent regnskap sendes, sammen med årsmeldingen og årsmøteprotokoll, til sekretariatet ved organisasjonsrådgiver, innen utgangen av april. Sammen danner dokumentene grunnlag for utbetaling av kontingentrefusjon og momskompensasjon.

Økonomien i laget

Lagenes økonomi består av midler både fra hovedorganisasjonen og fra eksterne kilder.

Midler fra hovedorganisasjonen er:

• Kontingentrefusjon: Refusjonen baseres på medlemstallet til laget per 31.12 foregående år. Sats for fylkeslag er 4o kroner og for lokallag 65 kroner per medlem. Utbetalingen skjer på våren påfølgende år. For å kunne få kontingentrefusjon må laget sende årsmelding, årsregnskap og årsmøteprotokoll (som viser at årsmelding og årsregnskap er godkjent) til sekretariatet. Frist for dette er april måned. Utbetaling av kontingentrefusjon skjer vanligvis i mai eller juni måned.
• Momskompensasjon: Momskompensasjon er egentlig ikke midler fra organisasjonen, men som sekretariatet tar ansvar for å søke om og videreformidle til lagene (derfor listet opp her). Momskompensasjon er en ordning der frivillige organisasjoner har anledning til å søke Lotteri- og stiftelsestilsynet om å få kompensert kostnader til merverdiavgift fra kjøp av varer og tjenester, basert på forrige års årsregnskap. Som grunnlag må sekretariatet ha årsregnskapet til lagene. Utbetaling til lagene skjer vanligvis i mai/juni.
• Aktivitetsfondet: Alle lag har mulighet til å søke midler fra fondet. Retningslinjer for forvaltning av fondet og informasjon om søknadsprosedyre finnes her.

Andre midler

Lagene har selv ansvar for å søke midler fra andre kilder. Noen mulige kilder kan være:

• Tilskuddsordninger hos Fylkesmannen (Landbruksavdelingen)
• Tilskuddsordninger i kommunen
• Sparebankstiftelsen (til aktivitet for barn og unge)
• Diverse studieforbund:
  • vofo.no
  • naeringogsamfunn.no
  • naturogmiljo.no
  • kulturogtradisjon.no

Tips til søknadsskriving og rapportering

Ulike støtteordninger har gjerne sine egne retningslinjer for tildeling av midler og rapportering som er viktig å sette seg inn i. Mange har også egne skjema for søknad og rapportering. Der det ikke finnes egne skjema, kan den vedlagte søknadsmalen eventuelt brukes (se vedlegg 13).

For flere tips til budsjettering, regnskapsføring, økonomistyring og søknadsskriving, anbefales en titt i Frivillighet Norges Organisasjonshåndboka. En håndbok for å starte og drive en medlemsorganisasjon (lastes ned her).