Hvordan stifte et lag

Planlegging av stiftelsesmøt

• Identifisere hvem som kan tenkes å (ville) være med og sette ned en komité til å arrangere stiftelsesmøte. Det kan eventuelt arrangeres et orienterings- eller mobiliseringsmøte for å kartlegge interessen for å komme i gang med et lag, og for hvilken aktivitet det er interesse for å drive.
• Ta kontakt med sekretariatet. Organisasjonsrådgiver kan være behjelpelig med tips og råd for å komme i gang med laget, med oversikt over medlemmer i det aktuelle området, og med å sende ut informasjon om initiativet til å starte et lag og stiftelsesmøte til de nevnte medlemmene.
• Definere mål: Har man et tydelig mål for hva man ønsker med laget kan det være lettere å få folk til å bli med.
• Definere tid og sted for møtet.
• Lage forslag til dagsorden for møtet (se mal i vedlegg 1). Dagsorden kan for eksempel se slik ut:
  • Sak 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden
  • Sak 2. Valg av protokollfører og to til å underskrive protokollen
  • Sak 3. Valg av styre, valgkomité og revisor
  • Sak 4. Vedtekter
  • Sak 5. Forslag til handlingsplan og budsjett
  • Sak 6. Eventuelt
• Sakspapirer: Ved at enkle sakspapirer legges ved innkallingen er det lettere for medlemmer å forberede seg på hva som skal skje på møtet og er dessuten nyttig når man skal planlegge innholdet til et møte. Sakspapirer som bør forberedes er:
  • Forslag til styre (eventuelt kan man finne kandidater uten å sende ut et forslag på forhånd). Merk at ved valg bør halvparten av styremedlemmene velges for et og halvparten for to år, samt at leder velges for et år. Dette for å unngå at hele styret står på valg samtidig.
  • Vedtekter: Økologisk Norge har et sett med normalvedtekter for fylkes- og lokallag som brukes som utgangspunkt ved stiftelse av laget. De kan tilpasses laget, så lenge de ikke kommer i strid med vedtektene til hovedorganisasjonen. Vedtektene er lagets «grunnlov» og beskriver formålet til organisasjonen, det geografiske nedslagsfeltet til og organiseringen av laget. Normalvedtektene kan lastes ned fra okologisknorge.no.
  • Utkast til budsjett og handlingsplan.
    Angående budsjett kan det være greit å vite om: 
    Aktivitetsfondet: For å skaffe midler til oppstarten av laget, anbefales det å søke Aktivitetsfondet. Ifølge retningslinjene for fondet blir nye lag prioritert ved utdeling av midler. Les mer her. 
    Kontingentrefusjon: Om laget stiftes før 1.8. vil det ha rett på kontingentrefusjon for inneværende år, som utbetales påfølgende vår. Stiftes det 1.8. eller senere, har det ikke rett på kontingentrefusjon før året etter. Det vil si at det går an å ta med kontingentsrefusjon i budsjettet tidligst året etter at laget er stiftet. 
    For mer om økonomi i lagene, se delkapittel om økonomi og økonomistyring.

• Lage program: Selve dagsorden må selvfølgelig være en del av programmet. Men man kan også legge inn et hyggelig faglig og sosialt program, gjerne med servering av økologisk mat og/eller drikke. Spør gjerne sekretariatet eller landsstyret om de kan komme og fortelle om organisering og aktuelle saker i organisasjonen.
• Invitasjon til stiftelsesmøte bør sendes ut til medlemmer i det aktuelle området minst 3 uker før møtet skal finne sted. Invitasjonen bør være innbydende og inneholde tid og sted for møtet, program, inkludert forslag til dagsorden, eventuelt faglige og kulturelle innslag og informasjon om servering samt kontaktinformasjon. Kanskje kan det også stå noe informasjon om motivasjonen for å stifte laget og tanker om hva laget skal gjøre. Be organisasjonsrådgiver i sekretariatet om hjelp til å sende ut invitasjon til medlemmer. I tillegg kan invitasjonen sendes til andre relevante miljøer, spres i sosiale medier og henges opp på relevante steder i det kommende lagets område.

Tips til gjennomføring av stiftelsesmøte

• Sett stemningen for laget! Ønsk velkommen og sørg for at folk blir godt tatt imot på møtet og at det blir en god og inkluderende atmosfære. Om det ikke er for mange på møtet, la gjerne alle presentere seg og fortelle om motivasjonen til å møte opp.
• Identifiser interesse: Finn ut hvilke tema og aktiviteter det er stemning for å gjennomføre i laget. Kanskje kan det knyttes en person til hver/noen av dem, slik at disse kan følges opp.
• Uformell prat. Sett av litt tid til uformell prat, slik at folk kan bli kjent og utveksle noen ord seg imellom utenom det faste programmet. Det er gjerne gjennom den uformelle praten at de beste ideene og kontaktene skapes.
• Protokoll: Det skal føres protokoll (se mal i vedlegg 2) fra stiftelsesmøtet. Denne må signeres av to utpekte kandidater på møtet. Protokollen brukes ved registrering av laget i Brønnøysundregisteret.

Etter stiftelsesmøtet:

• Konstituerende styremøte: Styret arrangerer et styremøte for å konstituere seg. På møtet kan laget velge nestleder, kasserer, sekretær, kommunikasjonsansvarlig og/eller andre roller de ønsker å ha i styret.
• Kontakte sekretariatet: Informasjon om rollefordeling og protokoll fra stiftelsesmøte sendes organisasjonsrådgiver i sekretariatet.
• Registrere laget i Brønnøysundregisteret via Samordnet registermelding (les mer her). Ved registrering må signert protokoll fra stiftelsesmøtet og vedtekter lastes opp samtidig. Registrering i Brønnøysundregisteret er nødvendig for at laget skal få et organisasjonsnummer, som igjen er nødvendig for å opprette bankkonto for laget. Registering er gratis.
• Opprette bankkonto for laget.

Så er det bare å sette i gang aktiviteten i laget!