Styrearbeid og styremøter

Styret i laget er ansvarlig for:

• å følge opp handlingsplanen og andre vedtak fra årsmøtet, samt saker fra hovedorganisasjonen.
• lagets administrasjon og økonomistyring.
• å engasjere medlemmene i laget. Det er ofte mange ressurspersoner blant medlemmene som ikke sitter i styret! Dette kan gjøres både ved å delegere oppgaver til medlemmer, legge til rette for aktivitet og holde medlemmene informert om hva som skjer i laget.
• å arrangere årsmøte.
• andre oppgaver definert av vedtektene til laget.

Roller i styret

Styret, inkludert styreleder, velges av årsmøtet. Utover det konstituerer styret seg selv, det vil si at det selv kan fordele roller seg imellom. Dette gjøres vanligvis på første styremøte etter årsmøtet. Et forslag til fordeling av styrets ansvarsområder kan se slik ut:

Leder

• Kaller inn til og leder styremøtene
• Fordeler oppgaver mellom styremedlemmene
• Har jevnlig kontakt med styremedlemmene, holder de informert om ulike saker, følger opp at arbeidsoppgaver blir fulgt opp og at arbeidet er i rute
• Skaper entusiasme, gir skryt og tilbakemelding, gir konstruktiv kritikk
• Er ansvarlig for alle viktige dokumenter, for eksempel i forbindelse med årsmøtet
• Overordnet ansvarlig for å skrive søknader og for å inngå økonomiske avtaler
• Tals- og kontaktperson for laget
• Holder kontakt med sekretariatet/organisasjonsrådgiver og landsstyret, sørger for å følge opp saker fra hovedorganisasjonen
• Ansvarlig for å følge opp Etiske retningslinjer for Økologisk Norge i laget og håndtere eventuelle innkomne varsler.

Nestleder

• Tar over som leder dersom lederen er fraværende
• Følger opp styremedlemmene, inspirerer og oppmuntrer
• ”Poteten” i styret – kan gjøre det meste

Sekretær/kommunikasjonsansvarlig

• Bistå styreleder med å sette opp dagsorden og innkalle til styremøter
• Skriver referat fra møtene
• Ansvarlig for å skrive søknader
• Skriver årsmeldingen i samarbeid med leder
• Ansvarlig for innkommende (e-post og sosiale medier)
• Holde medlemmene informert om hva som skjer i laget, for eksempel gjennom nyhetsbrev, i sosiale medier og/eller gjennom andre kanaler
• Bistår leder i mediehåndtering

Økonomiansvarlig

• Overordnet ansvarlig for økonomien og for at budsjettet overholdes
• Lager forslag til budsjett sammen med styret
• Ansvarlig for innbetalinger og utbetalinger og for å føre regnskapet
• Tar vare på alle kvitteringer og arkiverer dem på en god måte
• Presenterer økonomiens status på styremøter
• Oppdaterer informasjon om laget i Brønnøysundregisteret etter årsmøtet

Styremedlem

• Ansvarlig for øvrige arbeidsoppgaver, for eksempel PR-ansvarlig
• Ansvarlig for gjennomføring av arrangementer og vervekampanjer
• Kontaktperson for medlemmene
• Hjelper øvrige styremedlemmer hvis nødvendig

Varamedlem

• Stiller opp dersom noen i styret melder fravær
• Blir vanlig styremedlem hvis et styremedlem trekker seg

Fordelen med å fordele roller og funksjoner kan være at det er lettere å delegere oppgaver mellom styremedlemmene. Det kan også tydeliggjøre styremedlemmenes ansvarsområder og gjøre det lettere å følge opp oppgavene.

Styremøter

Huskeliste:

• Sende ut innkalling med dagsorden og sakspapirer i god tid før møtet (se mal i vedlegg 6). Be gjerne styremedlemmene om innspill til dagsorden før innkallingen sendes ut. Det kan være nyttig å formulere forslag til vedtak under så mange saker som mulig. Det kan gjøre det lettere for styret å ta stilling til de ulike sakene og spare styret for tid på styremøtene.
• Eventuelt forberede faglige eller andre innslag til møtet, kanskje som har sammenheng med noen saker styret jobber med? Det kan være viktig å sørge for at møtene ikke bare blir administrasjon og oppfølging av saker, men også er givende sosialt og faglig.
• På møtet, sørge for at ansvar blir fordelt, slik at man sikrer at oppgaver blir fulgt opp.
• Sørge for at referat føres og sendes ut til alle styremedlemmene og sekretariatet ved organisasjonsrådgiver etter møtet.
• Det kan være lurt at man på styremøtet avtaler dato for neste styremøte, samt eventuelt hvem som tar seg av servering og/eller faglig eller andre innslag i forbindelse med møtet.