Hvordan arrangere årsmøte

Alle medlemmer i laget har møte- og stemmerett. Vedtektene til Økologisk Norge inneholder regler for innkalling og for selve møtet, og definerer hvilke saker som skal behandles. Det er viktig å sette seg inn i disse i god tid før møtet.

Det er styret som arrangerer årsmøtet. Årsmøtene skal arrangeres minst fire uker før landsmøtet i Økologisk Norge. Vanligvis vil det si i januar/februar (landsmøtet arrangeres som regel i mars/april annethvert år). Merk at varsel med 1. innkalling til årsmøtene skal skjer minst fire uker før selve møtet.

I god tid før møtet anbefales styret å:

• Finne dato og sted for møtet.
• Sette i gang valgkomiteen som ble valgt av forrige års årsmøte. Valgkomiteen skal legge fram innstilling til nytt styre med varaer og revisor på årsmøte. Innstillingen skal legges ved sakspapirene ved innkalling til møtet. I arbeidet med å finne nye styremedlemmer, bør valgkomiteen ta hensyn til medlemmers engasjement for laget, interesse og tid til vervet, fordeling av kompetanse, alderssammensetning, kjønnsfordeling og eventuelle andre kriterier som er viktige for laget.
• Lage forslag til dagsorden for møtet. Se vedtektene for hvilke saker som skal være med.
• Forberede sakspapirer til møtet, inkludert:
  • Årsmelding (se eksempler på årsmeldinger fra lag her og mal for årsmelding i vedlegg 3)
  • Årsregnskap med revisorberetning (husk å sende årsregnskapet til revisor i god tid før 2. innkalling til møtet, slik at revisor får tid til å lage revisorberetningen før sakspapirene skal sendes ut)
  • Budsjett og handlingsplan
  • Vedtektsendringer (husk å påse at vedtekter står i henhold til normalvedtektene for den aktuelle typen lag, da disse kan ha blitt justert på forrige års landsmøte)
  • Valg av representanter til landsmøtet
  • Hente inn innstilling til nye tillitsvalgte fra valgkomiteen.
• Lage et spennende faglig og sosialt program som gjør det ekstra interessant å komme på årsmøte, gjerne med økologisk servering. Skal noen fra landsstyret, sekretariatet og/eller andre gjester inviteres?
• Lage en innbydende invitasjon og innkalling. Presenter gjerne noen interessante problemstillinger som skal tas opp på årsmøtet eller i det faglige programmet allerede i innkallingen og skap litt blest om det!
• Sende ut invitasjon og 1. innkalling (se mal i vedlegg 4) til alle medlemmer minst fire uker før møtet
• Sende ut 2. innkalling med sakspapirer, inkludert valgkomiteens innstilling til nytt styre, til alle medlemmer minst to uker før møtet, gjerne med en appellerende ordlyd og endelig program.

Tips til gjennomføring av møtet:

• Skape en inkluderende atmosfære:
  • Ønske velkommen, og om det ikke er alt for mange på møtet, la alle presentere seg.
  • Ta ekstra godt vare på nye medlemmer ved å presentere laget, hva laget driver med og på hvilken måte det er mulig å engasjere seg.
• Høydepunkter: Trekke fram høydepunktene fra året før. Det kan bidra til god stemning rundt laget å sammen se på hva man har fått til.
• Hvem vil engasjere seg? Prøve å samles om hva som skal skje i året som kommer, og registrer gjerne hvem som kan tenke seg å bli med på (å arrangere/gjennomføre) hvilke aktiviteter, slik at disse kan kontaktes når det er aktuelt.
• Uformell prat: Sette av litt tid til uformell prat, slik at folk kan bli kjent. Det er gjerne gjennom den uformelle praten at de beste ideene og kontaktene skapes.
• Protokoll: Sørge for at det blir ført protokoll fra møtet (se mal i vedlegg 5).

Etter årsmøtet:

• Arrangere konstituerende styremøte, med fordeling av roller og oppgaver. Styreleder velges av årsmøtet, mens andre roller som økonomiansvarlig, sekretær, kommunikasjonsansvarlig m.m. vanligvis defineres av styret selv.
• Registrere endringer for laget i Brønnøysundregisteret (les mer her). Det som skal registreres er endring i styresammensetning og revisor, oppdaterte vedtekter og eventuelt hvem som skal ha signaturrett eller prokura for laget. Signert protokoll fra årsmøtet må lastes opp i den forbindelse.

For de som er interessert i å få flere tips og råd til hvordan arrangere og gjennomføre gode årsmøter, anbefales Årsmøtehåndboka av Ragnhild Lunner og Gro Grytli Mostuen.